Tuttis est une plateforme dont nous sommes très fiers. Nous l’améliorons sans cesse et réfléchissons constamment à la façon d’améliorer son interactivité.

Mais le succès de votre utilisation de Tuttis dépendra surtout de l’engagement et des contributions des membres de tous les participants au projet. C’est l’enjeu principal.

Il faut que chacun y retrouve son compte. Vous, bien sûr, puisque vous êtes l’initiateur du projet. Pourquoi le lancez-vous, qu’en attendez-vous, comment mesurerez-vous si le projet a répondu à vos attentes ou non?… Mais il faut également que les autres participants en bénéficient également, sinon pourquoi y consacreraient-ils du temps, pourquoi chercheraient-ils à contribuer? Quelles seraient donc leurs attentes, comment, là également mesurer si le projet y répond, comment valoriser l’effort qu’ils fournissent…

Nous vous invitons à réfléchir à l’approche que nous vous présentons. Considérez-là comme une check-list à adapter à votre projet.

Le cadrage

Le cadrage a pour objectif de définir le projet, les objectifs poursuivis, la façon dont on évaluera sa progression et sa réussite.

Durant cette première étape, il convient de définir :

  • Les objectifs de la mise en place du projet (pour les initiateurs du projet, pour les personnes impliquées)
    • Quelles sont les pratiques au cœur du projet?
    • Quels sont les savoirs, les méthodes que l’on souhaite voir émerger?
    • Quelles sont les pistes d’amélioration sur lesquelles les initiateurs réfléchissent?
    • Comment évaluer la mise en œuvre du projet au regard de ces objectifs?…
    • Quelles sont les attentes des personnes impliquées?
    • Comment valoriser leur engagement et leurs contributions?
    • Comment mesurer leur implication?…
  • L’équipe projet et les premières personnes impliquées,
    • Qui sponsorise le projet?
    • Quels animateurs (animateurs métier, animateur community manager)?
    • Quels experts?
    • Quelles sont les premières personnes à mobiliser?
    • Le rôle de Tuttis ?…
  • La stratégie de communication,
    • Faut-il orchestrer le lancement du projet?
    • Comment communique-t-on sur les avancées du projet?…
  • L’organisation du soutien au projet.
    • Quelle stratégie d’animation à mettre en place ?
    • Le suivi du soutien, à quelle fréquence ?

La mise en oeuvre

Si le groupe cible est important, nous suggérons d’avancer en deux phases : une première phase qui serait un groupe pilote de 5 à 10 personnes et ensuite un déploiement à l’ensemble des autres participants de façon à se reposer sur les résultats et les achèvements du groupe pilote.

Pour le démarrage du pilote, une première réunion permettra de présenter aux membres pressentis :

  • Les objectifs du projet pilote,
  • La plateforme Tuttis et la façon de l’utiliser,
  • Les rôles de chacun (l’animateur, l’expert…)
  • Le planning de réalisation et de publication des premiers contenus.

Ensuite, plusieurs réunions de suivi du pilote permettront de s’assurer de l’engagement des personnes impliquées. La fréquence de ces réunions peut être d’environ une réunion toutes les 3 semaines durant la période du pilote. Nous préconisons 4 à 5 réunions.

L’objectif de ces réunions est de :

  • Analyser l’activité du groupe pilote,
  • Évaluer les indicateurs liés au projet (ceux des initiateurs comme ceux des personnes impliquées).
  • Ajuster si nécessaire l’animation du groupe pilote.

Si une phase de déploiement est envisagée, il faudra faire un point d’étape de façon à évaluer les résultats du pilote, tant du point de vue des initiateurs que du point de vue des personnes impliquées. Cette étape est nécessaire car il faudra s’appuyer là-dessus pour réfléchir à comment étendre le projet au-delà du premier groupe.

Par la suite, il sera sans doute nécessaire de réfléchir à la stratégie de déploiement (la communication, l’engagement au-delà de l’équipe initiale, le suivi des indicateurs de succès…